Mùa khai thuế ở Mỹ thường được dân mình gọi vui là "mùa đau đầu", nhất là với những ai vừa đặt chân sang và lần đầu phải tự mình đối diện với mấy tờ giấy chi chít con số và thuật ngữ tiếng Anh. Nếu bạn đang lo lắng vì không biết bắt đầu từ đâu, xin được trấn an ngay rằng đây là một việc mà hàng triệu người, kể cả những người Việt sang trước bạn, đều đã từng làm và làm được. Bài viết này chia sẻ một cái nhìn tổng quan, theo hướng kinh nghiệm, để bạn hình dung được toàn bộ quá trình nộp thuế thu nhập cá nhân lần đầu tại Mỹ, từ đó bớt hoang mang và biết mình cần chuẩn bị những gì.
Vì sao ai cũng phải khai thuế
Ở Mỹ, việc khai thuế thu nhập là một nghĩa vụ gắn liền với cuộc sống của hầu hết những người có thu nhập, dù bạn là công dân, thường trú nhân, hay người đang làm việc theo diện được phép. Một điều nhiều người mới sang hay nhầm lẫn là nghĩ rằng "khai thuế" đồng nghĩa với "phải đóng thêm tiền". Thực tế không hẳn vậy. Trong rất nhiều trường hợp, người lao động đã bị trừ thuế tạm thời ngay trên mỗi kỳ lương, nên khi khai báo cuối năm, bạn còn có thể được hoàn lại một phần. Khai thuế là cách Nhà nước đối chiếu xem trong năm bạn đã đóng đủ, đóng thiếu, hay đóng dư so với mức lẽ ra phải đóng.
Việc khai thuế đầy đủ và đúng hạn cũng quan trọng với hồ sơ lâu dài của bạn. Lịch sử khai thuế sạch sẽ thường được nhắc tới khi bạn làm các thủ tục lớn sau này, chẳng hạn bảo lãnh thân nhân hay xin nhập tịch. Vì vậy, hãy xem đây là một thói quen cần xây dựng từ năm đầu tiên, chứ không phải gánh nặng nhất thời.
Xác định tình trạng cư trú thuế của bạn
Trước khi nghĩ tới mẫu đơn hay con số, điều đầu tiên cần làm rõ là tình trạng cư trú về thuế của bạn. Khái niệm này không hoàn toàn trùng với tình trạng di trú. Có người mới sang vài tháng sẽ được xem là "người nước ngoài không cư trú thuế", có người ở đủ lâu lại được tính như "người cư trú thuế" và phải khai theo cách khác. Cách phân loại này phụ thuộc vào loại visa, thời gian bạn có mặt tại Mỹ và một số yếu tố riêng.
Đây là phần dễ gây nhầm lẫn nhất với người khai lần đầu, và cũng là phần ảnh hưởng trực tiếp đến việc bạn dùng biểu mẫu nào. Vì mỗi hoàn cảnh một khác, bạn nên kiểm tra hướng dẫn trên trang chính thức của cơ quan thuế liên bang, hoặc hỏi một người làm dịch vụ thuế có uy tín, thay vì tự suy đoán. Đừng ngại đặt câu hỏi, vì xác định sai tình trạng ngay từ đầu sẽ kéo theo sai sót về sau.
Có mã số thuế trước đã
Để khai thuế, bạn cần một mã số định danh. Phần lớn mọi người dùng số An sinh Xã hội (Social Security Number) nếu đã được cấp. Nếu bạn chưa đủ điều kiện có số này nhưng vẫn có nghĩa vụ khai thuế, sẽ có một loại mã số định danh dành riêng cho mục đích thuế mà bạn cần đăng ký. Việc xin loại mã này thường đi kèm một số giấy tờ chứng minh nhân thân, và thủ tục có thể thay đổi tùy thời điểm.
Lời khuyên thực tế là hãy lo phần mã số này sớm, vì nếu để sát hạn mới làm, bạn dễ bị động. Hãy kiểm tra yêu cầu hiện hành trên trang chính thức để biết chính xác bạn thuộc trường hợp nào và cần nộp những gì.
Gom đủ giấy tờ trước mùa khai
Một trong những bí quyết giúp việc khai thuế nhẹ nhàng là chuẩn bị giấy tờ từ sớm và để gọn một chỗ. Vào đầu năm, các nơi chi trả thu nhập cho bạn thường gửi những tờ tổng kết thu nhập của năm trước, qua đường bưu điện hoặc qua tài khoản điện tử. Bạn nên giữ chúng cẩn thận, vì đây là căn cứ để điền vào hồ sơ.
- Giấy tờ tổng kết thu nhập từ nơi bạn làm việc hoặc từ các nguồn thu khác trong năm.
- Giấy tờ tùy thân và mã số thuế của bạn và của người phụ thuộc, nếu có.
- Thông tin tài khoản ngân hàng để nhận tiền hoàn (nếu được hoàn), thường nhanh hơn nhận séc giấy.
- Các chứng từ liên quan đến những khoản có thể ảnh hưởng tới thuế, chẳng hạn chi phí học hành, bảo hiểm y tế hay các khoản tương tự, tùy hoàn cảnh.
Một lưu ý nhỏ nhưng hữu ích: hãy kiểm tra kỹ tên, mã số và địa chỉ trên các giấy tờ này có khớp với thông tin thật của bạn không. Sai sót dù nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị chậm xử lý.
Chọn cách khai phù hợp với bạn
Khi đã hiểu mình thuộc diện nào và có đủ giấy tờ, bạn sẽ tới bước chọn cách thực hiện. Có vài hướng phổ biến mà người Việt mình hay dùng.
- Tự khai bằng phần mềm: Có nhiều phần mềm khai thuế hướng dẫn từng bước bằng câu hỏi đơn giản. Cách này tiết kiệm và phù hợp nếu hoàn cảnh tài chính của bạn không quá phức tạp. Một số chương trình hỗ trợ miễn phí có thể có, tùy điều kiện và tùy thời điểm, nên bạn hãy tra cứu trên trang chính thức.
- Nhờ dịch vụ khai thuế: Nếu thấy rối, bạn có thể nhờ người làm dịch vụ. Hãy chọn nơi rõ ràng, có địa chỉ, và hỏi trước về cách tính phí. Đừng giao toàn bộ giấy tờ gốc mà không giữ bản sao cho mình.
- Các điểm hỗ trợ cộng đồng: Ở nhiều nơi có chương trình hỗ trợ khai thuế cho người thu nhập thấp hoặc người mới, đôi khi có cả người nói tiếng Việt. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc cho năm đầu tiên.
Dù chọn cách nào, bạn vẫn nên hiểu sơ bộ những con số trên hồ sơ của mình. Người khác có thể giúp điền, nhưng trách nhiệm cuối cùng về tính trung thực của thông tin vẫn thuộc về bạn.
Để ý hạn nộp và cách gửi hồ sơ
Mỗi năm đều có một hạn chót để nộp hồ sơ thuế, thường rơi vào khoảng giữa mùa xuân, nhưng mốc cụ thể có thể thay đổi tùy năm, vì vậy bạn nên xác nhận lại trên trang chính thức thay vì nhớ theo thói quen. Nếu vì lý do nào đó chưa kịp, thường có cơ chế xin gia hạn thời gian nộp hồ sơ, nhưng hãy nhớ rằng gia hạn nộp giấy tờ không đồng nghĩa với gia hạn nghĩa vụ tài chính nếu bạn còn thiếu.
Về cách gửi, bạn có thể nộp hồ sơ điện tử hoặc gửi bản giấy qua đường bưu điện, tùy trường hợp và tùy biểu mẫu. Khai điện tử thường được xử lý nhanh hơn và ít sai sót do đánh máy. Dù chọn cách nào, hãy giữ lại một bản sao đầy đủ của hồ sơ đã nộp cùng các giấy tờ kèm theo. Thói quen lưu trữ này sẽ rất có ích về sau, đặc biệt khi bạn cần đối chiếu cho những năm tiếp theo.
Vài điều nên tránh khi khai lần đầu
Có những lỗi rất phổ biến với người mới mà bạn hoàn toàn có thể né được nếu biết trước. Đừng vội tin những lời quảng cáo hứa hẹn sẽ "lấy lại được thật nhiều tiền" hay "chắc chắn được hoàn" mà không cần xem giấy tờ của bạn. Số tiền liên quan đến thuế phụ thuộc vào hoàn cảnh thật của từng người, và không ai có thể bảo đảm một kết quả cụ thể chỉ bằng lời nói.
Cũng nên cẩn thận với các cuộc gọi hay tin nhắn tự xưng là cơ quan thuế, dọa dẫm và yêu cầu bạn trả tiền ngay lập tức bằng những cách lạ lùng. Đây thường là dấu hiệu của lừa đảo. Khi nghi ngờ, hãy dừng lại, không cung cấp thông tin, và kiểm chứng qua kênh chính thức. Ngoài ra, đừng để nước đến chân mới nhảy: khai vội vào phút chót dễ dẫn tới nhầm số, thiếu giấy tờ, và bỏ lỡ những điều đáng lẽ có lợi cho bạn.
Lời kết
Nộp thuế lần đầu tại Mỹ nghe thì đáng ngại, nhưng thực ra giống như bao việc khác trong hành trình hội nhập: lạ ở lần đầu, rồi quen dần ở những lần sau. Điều quan trọng nhất không phải là thuộc lòng mọi con số hay mẫu đơn, mà là hiểu được luồng công việc, chuẩn bị giấy tờ chu đáo, và biết tìm đến nguồn đáng tin khi cần. Hãy nhớ rằng những thông tin trong bài chỉ mang tính hướng dẫn tổng quan; vì quy định có thể thay đổi và mỗi người một hoàn cảnh, bạn nên kiểm tra trên trang chính thức của cơ quan thuế hoặc nhờ một chuyên viên thuế uy tín tư vấn cho trường hợp riêng của mình. Làm đúng ngay từ năm đầu, bạn sẽ thấy những mùa khai thuế về sau nhẹ tênh, và yên tâm hơn cho cả chặng đường dài phía trước trên đất Mỹ.