Mùa khai thuế ở Mỹ thường khiến nhiều người mới định cư cảm thấy bối rối, đôi khi là lo lắng thật sự. Ở quê nhà, có thể bạn chưa bao giờ phải tự mình kê khai thu nhập, vậy mà sang đây lại nghe đủ chuyện về "tax", về "refund", về những lá thư của Sở Thuế gửi tới tận nhà. Điều đáng mừng là khai thuế không hề đáng sợ như tưởng tượng, miễn là bạn hiểu vài nguyên tắc cơ bản, chuẩn bị giấy tờ đầy đủ và biết khi nào nên nhờ người có chuyên môn. Bài viết này chia sẻ những lưu ý quan trọng giúp người mới sang Mỹ đỡ lúng túng trong lần khai thuế đầu tiên.

Vì sao người mới định cư cần quan tâm tới khai thuế

Ở Mỹ, nghĩa vụ khai thuế gắn liền với việc bạn cư trú và có thu nhập trên đất nước này, chứ không chỉ là chuyện của người đã đi làm lâu năm. Ngay cả khi thu nhập của bạn còn thấp, việc khai thuế đúng hạn vẫn quan trọng vì nhiều lý do. Một hồ sơ thuế sạch sẽ, minh bạch là điều mà sau này bạn có thể cần tới khi làm các thủ tục di trú, khi xin một số loại trợ cấp, hay đơn giản là khi muốn chứng minh thu nhập để thuê nhà, vay tiền.

Nhiều người Việt mới sang vẫn quen suy nghĩ "thu nhập ít thì khỏi khai", nhưng thực tế ở Mỹ lại khác. Có những trường hợp dù không bắt buộc phải nộp, bạn vẫn nên khai để được nhận lại phần thuế đã bị khấu trừ, hoặc để đủ điều kiện cho một số khoản hỗ trợ dành cho gia đình có con nhỏ hay thu nhập thấp. Việc có khai hay không, khai theo diện nào còn tùy vào tình trạng cư trú và nguồn thu nhập của bạn, nên đừng vội kết luận mà chưa tìm hiểu kỹ.

Phân biệt tình trạng cư trú về mặt thuế

Một trong những điều khiến người mới sang dễ nhầm lẫn nhất là chuyện "cư trú về mặt thuế". Đây không hoàn toàn giống với tình trạng di trú của bạn. Một người có thể được xem là cư dân về mặt thuế dù mới sang chưa lâu, và cũng có người vẫn được tính là không cư trú trong một khoảng thời gian đầu. Cách phân loại này ảnh hưởng trực tiếp tới việc bạn dùng mẫu khai nào và khai những khoản thu nhập nào.

Đặc biệt, năm đầu tiên đặt chân tới Mỹ thường là năm phức tạp nhất, vì có thể bạn vừa có thu nhập ở nước ngoài trước khi sang, vừa có thu nhập tại Mỹ sau đó. Đây là tình huống mà cách xử lý có thể thay đổi tùy hoàn cảnh từng người và tùy quy định ở thời điểm khai. Vì thế, riêng năm đầu, nhiều người chọn cách nhờ một người làm thuế có kinh nghiệm xem giúp, thay vì tự mò mẫm. Thông tin chi tiết và chính xác về cách xác định tình trạng cư trú thuế, bạn nên tra cứu trên trang chính thức của Sở Thuế Liên bang.

Chuẩn bị mã số thuế và các giấy tờ cần thiết

Để khai thuế, trước hết bạn cần một mã số định danh dùng cho mục đích thuế. Người đã có số An sinh Xã hội thì dùng chính số đó. Người chưa đủ điều kiện có số An sinh Xã hội nhưng vẫn có nghĩa vụ khai thì có thể cần xin một loại mã số riêng dành cho mục đích thuế. Cách xin mã số này có quy trình và mẫu đơn riêng, và bạn nên xem hướng dẫn chính thức để biết hiện tại cần nộp những gì.

Về giấy tờ, hãy giữ cẩn thận tất cả các loại biểu mẫu mà nơi làm việc hoặc ngân hàng gửi tới cho bạn vào đầu năm. Đây là những tờ giấy ghi lại thu nhập và phần thuế đã bị khấu trừ trong năm trước, và chúng là cơ sở để bạn khai. Một số loại giấy tờ và thông tin thường dùng gồm:

  • Các biểu mẫu thu nhập do chủ lao động hoặc nơi chi trả gửi tới, thể hiện tiền lương và thuế đã khấu trừ.
  • Giấy tờ liên quan tới lãi ngân hàng, thu nhập từ đầu tư nếu có.
  • Thông tin của bản thân và những người phụ thuộc mà bạn khai cùng, như vợ chồng, con cái.
  • Các chứng từ về những khoản chi có thể được khấu trừ hoặc được tính ưu đãi, ví dụ chi phí học hành, chăm sóc con nhỏ.
  • Số tài khoản ngân hàng nếu bạn muốn nhận tiền hoàn thuế bằng hình thức chuyển khoản.

Một thói quen tốt là dành riêng một bìa hồ sơ hay một hộp để cất tất cả giấy tờ liên quan tới thuế trong suốt cả năm. Khi tới mùa khai, bạn sẽ đỡ phải cuống cuồng đi tìm.

Khai liên bang và khai tiểu bang

Một điểm mà người mới hay quên là ở Mỹ thường có hai cấp khai thuế: cấp liên bang và cấp tiểu bang. Khai liên bang áp dụng chung trên cả nước, còn khai tiểu bang thì tùy nơi bạn sinh sống. Mỗi tiểu bang có quy định riêng, và quan trọng là có những tiểu bang không thu thuế thu nhập cá nhân, trong khi nhiều nơi khác lại có. Vì vậy, đừng cho rằng người quen ở bang khác khai thế nào thì mình cũng giống hệt như vậy.

Nếu trong năm bạn chuyển từ tiểu bang này sang tiểu bang khác, hoặc đi làm ở một bang nhưng sống ở bang lân cận, việc khai có thể phức tạp hơn một chút. Trong những trường hợp như thế, hãy kiểm tra hướng dẫn trên trang chính thức của cơ quan thuế tiểu bang nơi bạn cư trú, hoặc hỏi người làm thuế để khỏi sót.

Thời hạn và cách nộp hồ sơ

Mỗi năm đều có một thời hạn chung để hoàn tất việc khai thuế cho năm trước đó. Mốc thời gian cụ thể có thể thay đổi và đôi khi được điều chỉnh, nên bạn hãy xem ngày chính xác trên trang của Sở Thuế thay vì nhớ theo lời truyền tai. Điều cần ghi nhớ là khai trễ hoặc nộp thiếu có thể dẫn tới những khoản phạt và lãi, vì thế việc theo dõi thời hạn rất quan trọng.

Về cách nộp, bạn có thể tự khai bằng các phần mềm khai thuế, có loại miễn phí dành cho người thu nhập thấp tùy điều kiện, cũng có loại tính phí. Bạn cũng có thể nhờ một người làm thuế chuyên nghiệp đứng ra khai giúp. Với người mới sang còn chưa quen tiếng Anh và chưa hiểu hệ thống, việc nhờ người có kinh nghiệm trong lần đầu là lựa chọn an toàn, sau đó những năm sau bạn có thể tự tin làm hơn.

Những lỗi thường gặp và cách tránh

Người mới định cư hay mắc một vài lỗi rất phổ biến, và phần lớn đều có thể tránh được nếu cẩn thận. Đầu tiên là nhập sai thông tin cá nhân, như viết nhầm số định danh hay tên không khớp với giấy tờ chính thức, khiến hồ sơ bị chậm xử lý. Thứ hai là quên khai một nguồn thu nhập nào đó, chẳng hạn công việc làm thêm ngắn hạn hay khoản lãi nhỏ từ ngân hàng. Cơ quan thuế thường cũng nhận được bản sao các giấy tờ này, nên việc khai thiếu dễ bị phát hiện và gây rắc rối về sau.

Một sai lầm khác là khai sai tình trạng gia đình hoặc khai người phụ thuộc không đúng quy định. Ai được tính là người phụ thuộc, ai không, là chuyện có điều kiện rõ ràng, nên nếu không chắc, bạn hãy hỏi cho kỹ. Ngoài ra, nhiều người vì sợ rắc rối mà chần chừ không khai, để rồi càng để lâu càng phức tạp. Tâm lý e ngại là dễ hiểu, nhưng chủ động xử lý sớm bao giờ cũng nhẹ nhàng hơn.

Cảnh giác với các dịch vụ hứa hẹn quá mức

Mỗi mùa thuế, không thiếu những lời quảng cáo hấp dẫn kiểu "bảo đảm hoàn thuế cao", "cam kết tối đa tiền về", thậm chí có nơi gợi ý kê khai không trung thực để được nhiều hơn. Bạn hãy hết sức tỉnh táo. Số tiền bạn được hoàn hay phải đóng phụ thuộc vào tình hình thu nhập thật của bạn, không ai có thể "bảo đảm" một con số cụ thể. Việc khai gian dối, dù do người làm thuế gợi ý, thì người chịu trách nhiệm cuối cùng vẫn là bạn, người ký tên trên hồ sơ.

Khi chọn người hay dịch vụ khai thuế, hãy ưu tiên những nơi có uy tín, được cộng đồng tin tưởng lâu dài, sẵn sàng giải thích rõ ràng và đưa cho bạn bản sao hồ sơ. Tránh những nơi mập mờ về phí, không cho bạn xem hồ sơ trước khi nộp, hoặc thúc ép bạn ký mà không giải thích. Với những tình huống đặc biệt liên quan tới di trú hay pháp lý, tham khảo thêm một luật sư uy tín là điều nên cân nhắc, và đừng quên đối chiếu thông tin với các nguồn chính thống như trang của Sở Thuế hay cơ quan chính phủ.

Lời kết

Khai thuế lần đầu nơi đất khách có thể khiến bạn căng thẳng, nhưng đó cũng là một bước trưởng thành trong hành trình định cư, một dấu hiệu cho thấy bạn đang dần đứng vững và hòa nhập với cuộc sống mới. Hãy bắt đầu từ việc giữ giấy tờ cẩn thận, tìm hiểu xem mình thuộc diện nào, để ý thời hạn và đừng ngại nhờ người có chuyên môn khi cần. Quan trọng nhất, mọi con số, mẫu đơn hay thời hạn cụ thể đều nên được kiểm chứng trên các trang chính thức hoặc hỏi người am hiểu, bởi quy định có thể thay đổi theo thời điểm và theo từng tiểu bang. Mỗi năm bạn sẽ thấy việc này quen thuộc và dễ dàng hơn, và rồi một ngày, chính bạn sẽ là người ngồi trấn an những đồng hương mới sang còn đang bỡ ngỡ như mình ngày trước.