Có những chuyện trong đời mà không ai muốn nghĩ tới, nhưng rồi cũng có ngày phải đối diện. Khi một người thân trong gia đình qua đời nơi xứ người, giữa lúc đau buồn và bối rối, nhiều gia đình người Việt mình lại phải gồng mình lo hàng loạt thủ tục giấy tờ bằng tiếng Anh, với những quy định mà bình thường chẳng ai để tâm tìm hiểu. Đặc biệt, mong muốn đưa tro cốt người đã khuất trở về quê nhà, về với đất tổ tiên, là một tâm nguyện thiêng liêng nhưng cũng kèm theo không ít bước cần làm cho đúng. Bài viết này xin chia sẻ một cách tổng quan để gia đình hình dung được con đường phía trước, dù xin nhấn mạnh ngay từ đầu rằng mọi chi tiết cụ thể luôn cần được kiểm chứng lại với cơ quan chức năng và những người có chuyên môn.

Những việc đầu tiên cần làm khi có người thân qua đời

Khi một người mất tại Mỹ, dù ở bệnh viện, viện dưỡng lão hay tại nhà, việc đầu tiên thường là có một văn bản xác nhận về cái chết do bác sĩ hoặc cơ quan có thẩm quyền lập. Từ đó, gia đình sẽ cần đến giấy chứng tử chính thức, là loại giấy tờ gốc cực kỳ quan trọng cho gần như mọi thủ tục về sau, từ chuyện tang lễ, bảo hiểm, tài sản cho tới việc đưa tro cốt về Việt Nam.

Trong những giờ phút đầu tiên ấy, hầu hết các gia đình đều liên hệ với một nhà tang lễ. Đây không chỉ là nơi lo phần nghi thức, mà còn là nơi quen thuộc với các thủ tục pháp lý địa phương, và họ thường hỗ trợ gia đình xin giấy chứng tử cũng như hướng dẫn các bước tiếp theo. Một lời khuyên chân thành là hãy xin nhiều bản sao có công chứng của giấy chứng tử ngay từ đầu, bởi nhiều cơ quan khác nhau sẽ yêu cầu bản gốc hoặc bản sao được chứng thực, và việc xin bổ sung về sau đôi khi mất thời gian.

Lựa chọn giữa mai táng và hỏa táng

Gia đình sẽ cần quyết định hình thức an táng, và lựa chọn này thường gắn liền với ước nguyện của người đã khuất cũng như niềm tin tâm linh, tôn giáo của gia đình. Với người Việt, hỏa táng khá phổ biến, một phần vì tín ngưỡng, một phần vì khi muốn đưa người thân về quê hương thì tro cốt thuận tiện hơn nhiều so với việc chuyển di hài.

Cần lưu ý rằng các quy định về mai táng và hỏa táng có thể khác nhau tùy từng tiểu bang, thậm chí tùy từng quận hạt. Có nơi yêu cầu khoảng thời gian chờ nhất định trước khi được hỏa táng, có nơi cần thêm giấy phép riêng. Vì vậy, gia đình nên hỏi kỹ nhà tang lễ về quy định tại địa phương mình, hoặc tham khảo trang thông tin chính thức của cơ quan y tế tiểu bang. Đừng ngại đặt câu hỏi, bởi đây là việc hệ trọng và mỗi nơi mỗi khác.

Chi phí và những điều nên cân nhắc

Chi phí cho tang lễ, hỏa táng và các dịch vụ liên quan có thể chênh lệch rất nhiều, tùy tiểu bang, tùy nhà tang lễ và tùy gói dịch vụ mà gia đình chọn. Sẽ không thực tế nếu nói một con số cố định, vì giá cả thay đổi theo thời điểm và theo từng nơi. Điều gia đình nên làm là yêu cầu bảng báo giá chi tiết bằng văn bản, hỏi rõ những khoản nào đã bao gồm và khoản nào tính thêm.

Một số gia đình có quyền lợi từ bảo hiểm nhân thọ, từ quỹ an sinh xã hội, hay các chương trình hỗ trợ dành cho cựu chiến binh nếu người mất từng phục vụ trong quân đội. Những quyền lợi này có điều kiện riêng và có thể thay đổi, nên cần liên hệ trực tiếp cơ quan phụ trách để biết chính xác trường hợp của gia đình mình có đủ điều kiện hay không.

Chuẩn bị hồ sơ để đưa tro cốt về Việt Nam

Đây là phần khiến nhiều gia đình băn khoăn nhất. Việc đưa tro cốt về nước thường đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều bên, gồm nhà tang lễ tại Mỹ, hãng hàng không, và cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam, thường là Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ.

Một số loại giấy tờ thường được nhắc đến trong quá trình này gồm:

  • Giấy chứng tử bản chính thức, đôi khi cần được dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự.
  • Giấy chứng nhận hỏa táng do cơ sở hỏa táng cấp.
  • Văn bản xác nhận rằng trong tro cốt không chứa vật gì khác ngoài tro của người đã khuất.
  • Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người đã mất, tùy yêu cầu.
  • Các giấy tờ do cơ quan đại diện Việt Nam yêu cầu để làm thủ tục mang tro cốt nhập cảnh.

Xin lưu ý rằng danh mục giấy tờ chính xác, mẫu đơn cụ thể và quy trình có thể thay đổi tùy thời điểm và tùy nơi tiếp nhận. Vì vậy, cách an toàn nhất là liên hệ trực tiếp với Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam có thẩm quyền tại khu vực gia đình sinh sống để được hướng dẫn cập nhật, thay vì dựa hoàn toàn vào thông tin truyền miệng hay những bài viết cũ trên mạng.

Khâu vận chuyển và làm việc với hãng hàng không

Mỗi hãng hàng không có quy định riêng về việc vận chuyển tro cốt, và những quy định này cũng có thể thay đổi theo thời gian. Có hãng cho phép mang tro cốt theo hành lý xách tay nếu đựng trong hũ phù hợp có thể soi chiếu được, có hãng lại yêu cầu gửi như hàng hóa kèm theo bộ hồ sơ riêng. Gia đình nên gọi điện hỏi rõ hãng bay dự định sử dụng, đồng thời tìm hiểu quy định kiểm tra an ninh tại sân bay, bởi hũ đựng làm bằng vật liệu không soi chiếu được đôi khi gây trở ngại ở cửa an ninh.

Nhiều nhà tang lễ có kinh nghiệm hỗ trợ trọn gói khâu này, kể cả việc chuẩn bị giấy tờ tiếng Anh và đóng gói đúng chuẩn. Nếu gia đình cảm thấy quá tải, đây là dịch vụ đáng cân nhắc, miễn là hỏi rõ chi phí và phạm vi công việc ngay từ đầu.

Cẩn trọng với những lời hứa hẹn "trọn gói, chắc chắn"

Trong lúc tang gia bối rối, không ít gia đình dễ tin vào những dịch vụ quảng cáo lo "tất tần tật, bảo đảm nhanh gọn, chắc chắn xong xuôi". Xin được nhắc nhẹ rằng không một dịch vụ nào có thể bảo đảm tuyệt đối về kết quả hay thời gian xử lý của các cơ quan nhà nước, bởi điều đó phụ thuộc vào quy định và thực tế từng thời điểm. Hãy thận trọng với những nơi yêu cầu trả trước số tiền lớn mà không có hợp đồng rõ ràng, hoặc né tránh khi gia đình muốn xem chi tiết từng khoản.

Một dịch vụ uy tín sẽ sẵn sàng giải thích cặn kẽ, cung cấp giấy tờ minh bạch và không hứa hẹn những điều nằm ngoài tầm kiểm soát của họ. Nếu hồ sơ có yếu tố pháp lý phức tạp, đừng ngần ngại tham khảo ý kiến luật sư có kinh nghiệm về di trú hoặc các vấn đề liên quan.

Lời kết

Lo hậu sự cho người thân nơi đất khách là một hành trình nặng nề cả về tinh thần lẫn thủ tục. Nhưng xin các gia đình nhớ rằng mình không hề đơn độc. Cộng đồng người Việt ở khắp các tiểu bang đều có những người từng đi qua con đường này, có chùa, có nhà thờ, có hội đoàn sẵn lòng chỉ dẫn và sẻ chia. Quan trọng nhất, mọi thông tin về giấy tờ, chi phí và quy trình trong bài viết này chỉ mang tính tham khảo chung, bởi mọi thứ đều có thể thay đổi tùy thời điểm và tùy nơi. Trước khi quyết định bất cứ điều gì, hãy kiểm chứng lại với cơ quan chính thống, với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam, và khi cần thì hỏi ý kiến người có chuyên môn. Mong rằng người đã khuất sớm được an nghỉ, và gia đình tìm được sự bình an giữa nỗi mất mát.