Mở một tiệm nail hay một quán ăn Việt trên đất Mỹ thường bắt đầu từ một giấc mơ rất giản dị: có chỗ làm của riêng mình, không còn đi làm công cho người ta, và biết đâu vài năm nữa con cái có thể phụ giúp rồi nối nghiệp. Nhưng giữa giấc mơ đó và ngày treo bảng "Grand Opening" là một chặng đường giấy tờ mà nhiều bà con mình ngại nhất. Tiếng Anh chuyên ngành thì rối rắm, mỗi tiểu bang mỗi kiểu, mỗi thành phố lại có thêm quy định riêng. Bài viết này không thay được luật sư hay kế toán, nhưng hy vọng giúp anh chị hình dung được bức tranh tổng thể, biết mình cần hỏi ai, và tránh được vài cú vấp mà người đi trước đã từng vấp.

Trước hết, "giấy phép kinh doanh" không phải chỉ một tờ

Nhiều người hay nói gọn là "đi xin giấy phép kinh doanh", nhưng thật ra đó là cả một bộ giấy tờ chứ không phải một tờ duy nhất. Tùy loại hình và tùy nơi anh chị mở tiệm, có thể sẽ phải lo nhiều thứ song song: đăng ký pháp nhân doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh chung của thành phố, giấy phép ngành nghề chuyên biệt, mã số thuế, rồi các loại đăng ký về thuế bán hàng hay thuế tuyển dụng nhân viên. Hiểu được rằng nó là nhiều mảnh ghép sẽ giúp anh chị bớt hoang mang khi thấy chỗ nào cũng đòi một giấy khác nhau.

Điều quan trọng cần nhớ ngay từ đầu: quy định khác nhau rất nhiều giữa các tiểu bang, và ngay trong cùng một tiểu bang thì quận, thành phố cũng có thể đòi hỏi thêm. Cho nên những gì người quen ở Texas làm được chưa chắc giống hệt ở California hay Florida. Đừng vội tin rằng "anh A làm vậy nên mình cứ vậy mà theo" mà không kiểm lại với cơ quan tại địa phương của mình.

Chọn loại hình doanh nghiệp: bước nền tảng

Trước khi đi xin giấy phép, hầu hết bà con sẽ phải quyết định mở tiệm dưới hình thức nào. Phổ biến nhất với các tiệm nhỏ là làm chủ cá thể, hoặc lập công ty trách nhiệm hữu hạn thường gọi tắt là LLC, hoặc lập công ty cổ phần. Mỗi hình thức có ưu nhược về trách nhiệm pháp lý, cách đóng thuế và mức độ rắc rối giấy tờ khác nhau.

  • Làm chủ cá thể: đơn giản nhất, ít giấy tờ, nhưng tài sản cá nhân và tài sản tiệm gần như không tách bạch, nên rủi ro cao hơn nếu bị kiện.
  • LLC: được nhiều người chọn vì tách phần nào trách nhiệm cá nhân ra khỏi việc kinh doanh, mà thủ tục cũng không quá nặng nề.
  • Công ty cổ phần: chặt chẽ hơn về quản trị và giấy tờ, thường hợp với mô hình lớn hoặc có nhiều người hùn vốn.

Việc chọn loại hình ảnh hưởng tới thuế và pháp lý về sau, nên đây là chỗ rất đáng bỏ tiền hỏi một kế toán hoặc luật sư trước, thay vì chọn đại rồi sửa sau này. Mỗi nhà mỗi cảnh, không có đáp án đúng cho tất cả mọi người.

Mã số thuế và đăng ký tên doanh nghiệp

Sau khi chọn được loại hình, thường anh chị sẽ cần xin một mã số thuế liên bang cho doanh nghiệp, hay quen gọi là EIN, do sở thuế liên bang cấp. Cái này nhất là khi tiệm có thuê nhân viên hoặc lập công ty thì gần như không thể thiếu. Việc đăng ký EIN thường làm trực tiếp trên trang chính thức của sở thuế liên bang, và anh chị nên cẩn thận với các trang trung gian thu phí làm hộ một việc mà nơi chính thống vốn không tính phí.

Bên cạnh đó, nếu anh chị buôn bán dưới một cái tên khác với tên thật hay tên công ty đã đăng ký, có thể sẽ phải khai một tên thương mại, mà nhiều nơi gọi là DBA. Còn nếu tiệm bán hàng hóa chịu thuế bán hàng, như đồ ăn mang đi hay sản phẩm chăm sóc móng bán kèm, thì thường phải đăng ký với cơ quan thuế của tiểu bang để thu và nộp thuế bán hàng. Những chi tiết này tùy tiểu bang mà khác, nên hãy kiểm tra ở trang chính phủ của tiểu bang nơi mình mở tiệm.

Giấy phép riêng cho tiệm nail

Nghề nail là một trong những nghề bị quản lý khá chặt vì liên quan trực tiếp đến vệ sinh và sức khỏe khách. Thông thường có hai tầng cần để ý. Thứ nhất là giấy hành nghề của từng người thợ, do hội đồng quản lý ngành thẩm mỹ của tiểu bang cấp, đòi hỏi học đủ số giờ và thi đậu. Thứ hai là giấy phép cho cơ sở, tức bản thân cái tiệm, cũng do cơ quan quản lý ngành cấp, thường kèm theo việc kiểm tra điều kiện vệ sinh, thông gió, xử lý dụng cụ.

Số giờ học, nội dung thi, lệ phí và cách gia hạn khác nhau tùy tiểu bang và có thể thay đổi theo thời điểm, nên đừng dựa vào con số nghe người khác kể. Hãy vào thẳng trang của hội đồng quản lý ngành thẩm mỹ tại tiểu bang của anh chị để xem yêu cầu mới nhất. Ngoài ra, tiệm thường còn phải chịu các đợt thanh tra định kỳ, nên giữ tiệm sạch sẽ, dụng cụ tiệt trùng đúng cách không chỉ là chuyện đạo đức nghề mà còn để qua được kỳ kiểm tra.

Giấy phép riêng cho nhà hàng, quán ăn Việt

Mở quán ăn thì phần giấy tờ về an toàn thực phẩm và sức khỏe cộng đồng thường nặng hơn. Anh chị thường sẽ phải làm việc với cơ quan y tế của quận hoặc thành phố để xin giấy phép cơ sở ăn uống, và sẽ có thanh tra xuống xem khu bếp, chỗ rửa tay, tủ lạnh, cách trữ và nấu đồ ăn. Người quản lý hoặc nhân viên đôi khi cần có chứng chỉ về an toàn thực phẩm.

  • Giấy phép sức khỏe và an toàn thực phẩm từ cơ quan y tế địa phương, kèm thanh tra trước khi mở và định kỳ sau đó.
  • Giấy chứng nhận an toàn cháy nổ từ sở cứu hỏa, nhất là khi bếp có dùng gas, lò lớn, hệ thống hút khói.
  • Giấy phép bán rượu bia nếu quán có phục vụ đồ uống có cồn, thường là một quy trình riêng và khắt khe, tùy tiểu bang quản lý rất chặt.
  • Phê duyệt về phân vùng và xây dựng nếu anh chị sửa chữa, cải tạo mặt bằng, vì không phải địa điểm nào cũng được phép làm hàng ăn.

Nhiều bà con vấp ở khâu phân vùng và cải tạo: thuê mặt bằng rồi mới phát hiện nơi đó không được mở nhà hàng, hoặc phải sửa hệ thống thoát nước, thông gió tốn kém. Vì vậy nên hỏi kỹ về mục đích sử dụng được phép của mặt bằng trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn.

Thuê nhân viên thì có thêm giấy tờ gì

Một khi tiệm có thuê người làm, dù là thợ nail hay đầu bếp, phụ bếp, anh chị bước vào vai trò người sử dụng lao động và phải lo thêm một số nghĩa vụ. Thường gồm việc đăng ký với cơ quan thuế để khấu trừ và nộp thuế lương, mua bảo hiểm bồi thường lao động nếu tiểu bang yêu cầu, và giữ giấy tờ chứng minh nhân viên đủ điều kiện làm việc hợp pháp tại Mỹ.

Đây là chỗ dễ sai và hậu quả có thể nặng, nên nhiều chủ tiệm chọn thuê dịch vụ làm lương hoặc kế toán để khỏi vướng. Việc trả lương kiểu "đưa tiền mặt cho khỏe" mà không khai báo nghe thì tiện trước mắt nhưng có thể dẫn tới rắc rối lớn về sau, cho cả chủ lẫn thợ. Tốt nhất là làm cho đúng ngay từ đầu.

Cẩn thận với những lời hứa "lo trọn gói, bảo đảm đậu"

Trong cộng đồng mình thỉnh thoảng có những người hoặc dịch vụ quảng cáo "lo hết giấy tờ, bảo đảm có giấy phép, bao đậu". Anh chị nên thận trọng. Không ai có thể bảo đảm chắc chắn kết quả của một hồ sơ, vì quyết định cuối cùng nằm ở cơ quan cấp phép, dựa trên hồ sơ và điều kiện thực tế của tiệm. Một dịch vụ tử tế sẽ giúp anh chị chuẩn bị giấy tờ cho đầy đủ, đúng hạn, chứ không hứa chuyện ngoài tầm tay họ.

Tương tự, hãy giữ lại tất cả biên nhận, bản sao hồ sơ đã nộp và thông tin liên lạc của cơ quan. Nếu trả phí cho dịch vụ, nên có hợp đồng rõ ràng và đừng đưa toàn bộ tiền trước khi biết người ta thật sự làm gì. Mọi khoản lệ phí chính thức nên được nộp cho cơ quan và có biên nhận đàng hoàng.

Lời kết: đi từng bước, hỏi đúng nơi

Xin giấy phép cho tiệm nail hay nhà hàng Việt nghe thì rối, nhưng nếu chia nhỏ ra thành từng việc thì sẽ thấy dễ thở hơn nhiều: chọn loại hình doanh nghiệp, lấy mã số thuế, xin giấy phép kinh doanh chung của thành phố, lo giấy phép ngành nghề chuyên biệt, rồi đến phần thuế và nhân viên. Mỗi bước cứ làm cho chắc rồi qua bước kế tiếp.

Và điều quan trọng nhất xin nhắc lại: những thông tin trong bài chỉ mang tính tổng quát, mọi quy định, lệ phí, thời gian xử lý đều có thể thay đổi và khác nhau tùy nơi. Trước khi nộp bất cứ thứ gì, hãy kiểm chứng tại trang chính thức của thành phố, của tiểu bang, hoặc của cơ quan quản lý ngành, và nếu hồ sơ phức tạp hay liên quan đến tình trạng cư trú thì nên gặp luật sư hoặc kế toán để được tư vấn cho đúng trường hợp của mình. Chúc anh chị sớm mở được tiệm và buôn may bán đắt.