Nếu bạn đang mở một tiệm nail, một quán ăn nhỏ, hay bất cứ cơ sở kinh doanh nào của riêng mình tại Mỹ, thì chuyện đóng thuế chắc chắn là một trong những điều khiến nhiều người Việt mình lo lắng nhất. Tôi hiểu cảm giác đó. Nhiều cô chú, anh chị sang đây làm ăn chăm chỉ, tay nghề giỏi, khách đông, nhưng cứ tới mùa thuế là lại thấy rối bời vì giấy tờ, vì những chữ viết tắt khó hiểu, vì nỗi sợ làm sai rồi bị phạt. Bài viết này không phải để thay thế người kế toán hay chuyên viên thuế của bạn, mà chỉ là chia sẻ những kiến thức tổng quan, giúp bạn hiểu bức tranh chung để bớt hoang mang và biết mình nên hỏi ai, hỏi điều gì.

Hiểu loại hình kinh doanh của mình trước khi nói chuyện thuế

Trước khi bàn tới chuyện đóng bao nhiêu và đóng thế nào, điều quan trọng đầu tiên là hiểu cơ sở của bạn đang hoạt động dưới hình thức pháp lý nào. Mỗi loại hình sẽ có cách khai thuế khác nhau, và điều này ảnh hưởng trực tiếp tới giấy tờ bạn phải nộp.

  • Sole proprietorship (chủ sở hữu cá nhân): hình thức đơn giản nhất, nhiều tiệm nhỏ và tiệm nail mới mở chọn cách này. Thu nhập từ tiệm thường khai chung với thuế cá nhân của bạn.
  • Partnership (hợp doanh): khi bạn hùn vốn làm chung với người khác.
  • LLC (công ty trách nhiệm hữu hạn): được nhiều người chọn vì có thể tách bạch tài sản cá nhân với việc kinh doanh, nhưng cách khai thuế có thể khác nhau tùy bạn đăng ký ra sao.
  • Corporation (như S-Corp hoặc C-Corp): phức tạp hơn, thường phù hợp khi việc kinh doanh đã lớn hơn.

Mỗi hình thức có ưu nhược điểm riêng về thuế, trách nhiệm pháp lý và giấy tờ. Việc chọn sai hoặc không hiểu rõ có thể khiến bạn đóng thuế nhiều hơn cần thiết, hoặc gặp rắc rối khi cơ sở phát triển. Đây là lúc nên ngồi xuống nói chuyện với một người kế toán hay chuyên viên thuế am hiểu để chọn cho đúng hoàn cảnh của mình.

Những loại thuế mà tiệm nhỏ thường phải quan tâm

Khi tự kinh doanh, bạn không còn là người đi làm công ăn lương để chủ tự trừ thuế giùm nữa. Bây giờ bạn vừa là chủ vừa là người lao động, nên có vài loại thuế cần để mắt tới:

  • Thuế thu nhập (income tax): tính trên phần lợi nhuận bạn kiếm được, cả ở mức liên bang và thường cả ở mức tiểu bang, tùy nơi bạn sống.
  • Thuế tự kinh doanh (self-employment tax): khoản đóng cho an sinh xã hội và Medicare. Khi đi làm thuê, chủ đóng một phần giùm bạn; còn khi tự làm chủ, phần này bạn phải tự lo.
  • Thuế bán hàng (sales tax): tùy tiểu bang và tùy loại dịch vụ hay sản phẩm. Có nơi dịch vụ nail phải thu thuế bán hàng, có nơi không, nên cần kiểm tra quy định ngay tại tiểu bang của bạn.
  • Thuế liên quan nhân viên (payroll tax): nếu bạn thuê thợ làm công và trả lương, sẽ có thêm trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế cho họ.

Tôi cố tình không nêu con số phần trăm hay mức cụ thể, bởi vì các mức này thay đổi theo thời điểm, theo tiểu bang và theo mức thu nhập của từng người. Những con số bạn nghe truyền miệng ngoài tiệm rất dễ lỗi thời. Hãy luôn kiểm tra thông tin chính thức hoặc hỏi người làm thuế cho năm hiện tại.

Phân biệt thợ làm công và thợ hợp đồng

Đây là điểm cực kỳ quan trọng với ngành nail và nhiều tiệm nhỏ, vì làm sai chỗ này dễ dẫn tới rắc rối với cơ quan thuế. Có hai cách phổ biến để trả công cho thợ:

  • Nhân viên (employee): bạn trả lương, khấu trừ thuế, và cuối năm phát giấy W-2. Bạn có nhiều trách nhiệm hơn về thuế và bảo hiểm.
  • Thợ hợp đồng độc lập (independent contractor): thợ tự lo thuế của mình, và cuối năm bạn thường cấp giấy báo thu nhập như mẫu 1099.

Nhiều tiệm nail quen với cách ăn chia phần trăm và xem thợ là người làm hợp đồng, nhưng việc một người được coi là nhân viên hay thợ hợp đồng không phải do mình tự gọi tên, mà dựa trên các tiêu chí thực tế như mức độ bạn kiểm soát công việc của họ. Phân loại sai có thể dẫn tới phạt. Đây là vấn đề nên hỏi rõ chuyên viên thuế hoặc luật sư lao động.

Giữ sổ sách và lưu giấy tờ ngay từ ngày đầu

Nếu chỉ có một lời khuyên duy nhất tôi muốn nhắn gửi, thì đó là: hãy giữ sổ sách cẩn thận ngay từ đầu. Rất nhiều người mình làm ăn theo kiểu tiền mặt, ghi nhớ trong đầu, tới cuối năm mới cuống cuồng tìm hóa đơn. Cách đó vừa mệt vừa dễ thiếu sót.

  • Tách riêng tài khoản ngân hàng của tiệm với tài khoản cá nhân, để dễ theo dõi thu chi.
  • Lưu lại tất cả hóa đơn mua sắm: nước sơn, máy móc, ghế, vật tư, tiền thuê mặt bằng, điện nước.
  • Ghi chép doanh thu hằng ngày, kể cả tiền mặt và tiền boa.
  • Giữ giấy tờ trong nhiều năm, vì cơ quan thuế có thể xem lại các năm trước.

Một phần mềm kế toán đơn giản, hoặc thậm chí một bảng tính gọn gàng, cũng đã giúp ích rất nhiều. Sổ sách rõ ràng không chỉ giúp khai thuế nhẹ nhàng hơn mà còn giúp bạn nhìn ra tiệm mình thật sự lời lỗ thế nào.

Các khoản chi phí có thể được khấu trừ

Một điều an ủi là khi tính thuế thu nhập, bạn thường được trừ đi các chi phí hợp lý phục vụ việc kinh doanh, nghĩa là bạn chỉ đóng thuế trên phần lợi nhuận thật sự chứ không phải trên toàn bộ doanh thu. Những khoản thường gặp gồm tiền thuê mặt bằng, vật tư, dụng cụ, tiền điện nước, chi phí quảng cáo, và đôi khi cả một phần chi phí xe nếu dùng cho công việc.

Tuy nhiên, mỗi khoản đều có điều kiện và giới hạn riêng, và quy định có thể thay đổi theo từng năm. Đừng nghe theo lời mách bảo kiểu trừ thật nhiều cho đỡ tốn thuế, vì khai khống chi phí là điều rủi ro và có thể bị phạt nặng. Tốt nhất hãy giữ hóa đơn đầy đủ và để người làm thuế xác định khoản nào hợp lệ trong trường hợp của bạn.

Đóng thuế ước tính theo quý và tránh lừa đảo

Khi tự kinh doanh, nhiều người được yêu cầu đóng thuế ước tính nhiều lần trong năm thay vì chỉ một lần vào mùa khai thuế, để tránh bị phạt vì nộp thiếu trong năm. Việc có phải đóng theo quý hay không, và đóng bao nhiêu, tùy thuộc vào hoàn cảnh thu nhập của bạn, nên đây cũng là điều đáng hỏi rõ với chuyên viên.

Tôi cũng muốn nhắc nhẹ một chuyện: mùa thuế là lúc kẻ gian hay giả danh cơ quan thuế gọi điện, nhắn tin dọa bắt, dọa phạt rồi yêu cầu trả tiền gấp bằng thẻ quà tặng hay chuyển khoản. Cơ quan thuế thật sự không làm việc theo kiểu hù dọa và đòi tiền qua điện thoại như vậy. Nếu nhận được những cuộc gọi như thế, hãy bình tĩnh, đừng vội đưa thông tin hay tiền, và kiểm tra lại qua kênh chính thức hoặc hỏi người thân, kế toán mà bạn tin tưởng.

Lời kết

Đóng thuế cho tiệm nail hay một cơ sở kinh doanh nhỏ nghe thì đáng sợ, nhưng thật ra phần lớn nỗi sợ đến từ chỗ chưa hiểu rõ. Khi bạn nắm được bức tranh chung, giữ sổ sách gọn gàng, và có một người kế toán hay chuyên viên thuế đáng tin đồng hành, mọi chuyện sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Hãy xem chi phí thuê người làm thuế là một khoản đầu tư xứng đáng, bởi họ giúp bạn làm đúng luật, đóng đúng phần phải đóng và yên tâm tập trung làm ăn. Mỗi tiệm, mỗi gia đình có hoàn cảnh riêng, nên những gì chia sẻ ở đây chỉ mang tính tổng quan để bạn tham khảo. Chúc bạn làm ăn thuận lợi, và quan trọng nhất là giữ được sự an tâm trên con đường gây dựng cơ nghiệp nơi xứ người.