Khi bắt đầu nhận tiền từ một công việc tự do, mở một tiệm nhỏ, lái xe cho ứng dụng gọi xe, hay làm nghề tay trái ngoài giờ, nhiều người trong cộng đồng mình mới chợt nhận ra một điều: không còn ai trừ thuế giùm mình nữa. Khi đi làm hãng, mỗi kỳ lương đều có người âm thầm khấu trừ thuế liên bang, thuế tiểu bang, tiền Social Security và Medicare trước khi tiền vào tài khoản. Nhưng khi tự làm chủ, toàn bộ trách nhiệm đó dồn về phía mình. Đây là lúc hai khái niệm nghe có vẻ khô khan nhưng rất quan trọng xuất hiện: thuế tự doanh và thuế ước tính đóng hàng quý. Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức tổng quan để bạn đỡ bỡ ngỡ, chứ không thay thế cho lời khuyên của một kế toán hay chuyên viên thuế thật sự.

Thuế tự doanh thật ra là gì

Nhiều người lần đầu nghe chữ "self-employment tax" thì tưởng đó là một loại thuế phạt vì dám tự làm ăn. Thật ra không phải vậy. Khi bạn đi làm công, tiền Social Security và Medicare được chia đôi: một phần bạn đóng, một phần chủ hãng đóng giùm. Khi bạn tự làm chủ, bạn vừa là người lao động vừa là chủ, nên bạn gánh cả hai phần đó. Đó chính là bản chất của thuế tự doanh.

Điều quan trọng cần hiểu là thuế tự doanh tách biệt với thuế thu nhập thông thường. Nghĩa là trên cùng một khoản tiền kiếm được, bạn có thể phải tính cả thuế thu nhập lẫn thuế tự doanh. Tỉ lệ và cách tính cụ thể có thể thay đổi theo từng năm và tùy hoàn cảnh, nên thay vì nhớ con số chính xác, bạn chỉ cần ghi nhớ nguyên tắc: phần thu nhập ròng từ việc tự kinh doanh thường phải chịu thêm loại thuế này.

Vì sao phải đóng thuế ước tính hàng quý

Hệ thống thuế ở Mỹ vận hành theo kiểu "đóng dần khi kiếm được" (pay as you go) chứ không phải để dồn đến cuối năm mới trả một lần. Với người làm công, việc này tự động xảy ra qua khấu trừ lương. Với người tự doanh, không ai khấu trừ, nên cơ quan thuế yêu cầu bạn tự ước tính phần thuế của mình và nộp làm nhiều đợt trong năm, thường được chia theo quý.

Nếu bạn để dồn đến mùa khai thuế đầu năm sau mới trả hết một cục, ngoài việc choáng váng vì số tiền lớn, bạn còn có thể bị tính thêm khoản phạt vì nộp trễ hoặc nộp thiếu trong năm. Mức phạt và ngưỡng áp dụng tùy quy định từng thời điểm và tùy mức thu nhập của bạn, nhưng tinh thần chung là: đóng đều đặn trong năm sẽ giúp bạn tránh rắc rối và bớt áp lực tài chính.

Ai thường cần để ý đến chuyện này

Không phải ai có chút thu nhập phụ cũng phải lo đóng theo quý, nhưng có một số nhóm trong cộng đồng mình rất nên để mắt tới:

  • Người làm nghề tự do: thợ nail, thợ tóc nhận tiền mặt và tiền tip, người nhận thầu sửa nhà, dạy kèm, phiên dịch, chụp ảnh.
  • Người lái xe hoặc giao hàng qua ứng dụng, thường nhận giấy báo thu nhập dạng 1099 thay vì W-2.
  • Chủ tiệm nhỏ, bán hàng online, kinh doanh đồ ăn, hàng xách tay, hay bán qua mạng xã hội.
  • Người vừa đi làm hãng vừa có nghề tay trái mà phần khấu trừ ở hãng không đủ bù cho khoản thu nhập thêm.

Nếu bạn nghĩ mình sẽ nợ một khoản thuế đáng kể vào cuối năm, đó thường là dấu hiệu nên tìm hiểu về việc đóng ước tính. Còn ngưỡng cụ thể bao nhiêu thì phải đóng, điều đó có thể thay đổi theo quy định, nên bạn nên kiểm tra thông tin chính thức hoặc hỏi người làm thuế.

Một cách nghĩ đơn giản để khỏi bị hụt tiền

Sai lầm phổ biến nhất mà nhiều người mới tự làm chủ mắc phải là tiêu hết số tiền nhận được, coi như đó là tiền của mình, rồi đến kỳ đóng thuế mới hốt hoảng vì không còn đồng nào dành riêng. Kinh nghiệm thực tế của nhiều người là: mỗi khi nhận được tiền từ công việc, hãy chủ động để riêng một phần vào một tài khoản tiết kiệm khác, coi như phần đó "không phải của mình".

Tỉ lệ để dành bao nhiêu tùy thuộc vào mức thu nhập, tình trạng gia đình, tiểu bang bạn ở và nhiều yếu tố khác, nên không có một con số đúng cho tất cả mọi người. Có người để dành ít, có người để dành nhiều hơn cho chắc ăn. Điều quan trọng là tạo thói quen tách tiền ngay từ đầu, để khi đến hạn nộp thì tiền đã sẵn ở đó, không phải vay mượn hay rút từ tiền sinh hoạt.

Giữ giấy tờ và sổ sách cho gọn gàng

Một trong những điều giúp việc đóng thuế nhẹ nhàng hơn rất nhiều là ghi chép thu chi ngay từ ngày đầu. Khi tự kinh doanh, ngoài thu nhập bạn còn có thể được trừ một số chi phí hợp lệ liên quan đến công việc, từ đó giảm phần thu nhập chịu thuế. Nhưng muốn trừ thì phải có bằng chứng và sổ sách rõ ràng.

  • Giữ lại biên lai, hóa đơn mua dụng cụ, vật tư, xăng xe nếu liên quan đến công việc.
  • Ghi lại các khoản tiền nhận được, kể cả tiền mặt, một cách trung thực và đầy đủ.
  • Mở một tài khoản ngân hàng riêng cho việc kinh doanh để khỏi lẫn lộn với chi tiêu cá nhân.
  • Lưu các giấy báo thu nhập như mẫu 1099 mà khách hàng hoặc nền tảng gửi cho bạn.

Việc chi phí nào được trừ và trừ ra sao có quy định khá chi tiết, đôi khi rắc rối, nên với những trường hợp không chắc, hỏi một kế toán hoặc người làm thuế có kinh nghiệm sẽ giúp bạn tránh khai sai và tận dụng đúng quyền lợi của mình.

Những lưu ý và cạm bẫy nên tránh

Trong cộng đồng, đôi khi truyền tai nhau những "mẹo" nghe rất hấp dẫn nhưng có thể gây hại. Hãy thận trọng với một vài điều sau:

  • Đừng giấu thu nhập để né thuế. Việc này có thể dẫn đến rắc rối nghiêm trọng về sau, và còn ảnh hưởng đến hồ sơ vay mượn hay bảo lãnh sau này.
  • Cẩn thận với các dịch vụ hứa hẹn "giảm thuế thần kỳ" hay đòi phí cao bất thường. Tài chính và thuế là lĩnh vực mà kẻ gian hay lợi dụng sự bỡ ngỡ của người mới. Nếu nghe quá tốt để là sự thật thì thường nên dè chừng.
  • Không ai từ cơ quan thuế gọi điện đòi bạn trả tiền ngay qua thẻ quà tặng hay chuyển khoản gấp. Đó gần như chắc chắn là lừa đảo. Khi nghi ngờ, hãy dừng lại và kiểm tra qua kênh chính thức.
  • Đừng đợi đến phút chót. Hạn nộp các đợt trong năm có thể thay đổi và cần được tra cứu, nên đánh dấu lịch trước để khỏi quên.

Khi nào nên tìm người chuyên môn giúp

Có những trường hợp đơn giản mà bạn hoàn toàn có thể tự xoay sở sau khi tìm hiểu kỹ. Nhưng cũng có lúc bỏ ra một khoản phí để nhờ kế toán hay chuyên viên thuế lại là khoản đầu tư xứng đáng, nhất là khi thu nhập của bạn bắt đầu lớn dần, khi bạn vừa làm công vừa tự doanh, khi bạn mở công ty, hay khi bạn không chắc mình đang làm đúng. Một người có chuyên môn không chỉ giúp bạn khai cho đúng mà còn có thể chỉ ra những khoản được trừ mà bạn không biết, giúp bạn yên tâm hơn.

Lời kết

Tự làm chủ là một hành trình đáng tự hào, và việc hiểu rõ trách nhiệm thuế của mình là một phần trưởng thành trong hành trình đó. Thuế tự doanh và thuế ước tính hàng quý nghe có vẻ phức tạp lúc đầu, nhưng khi bạn tạo được thói quen để dành một phần thu nhập, ghi chép gọn gàng và đóng đều đặn trong năm, mọi chuyện sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn nhiều. Hãy nhớ rằng các con số, tỉ lệ, ngưỡng và hạn nộp đều có thể thay đổi theo thời điểm và tùy hoàn cảnh riêng của mỗi người, nên bạn luôn nên kiểm tra thông tin chính thức và cân nhắc trao đổi với một chuyên viên thuế đáng tin cậy. Chúc bạn vững vàng tài chính và an tâm làm ăn nơi đất khách.