Khi mới qua Mỹ, nhiều người trong cộng đồng chúng ta vẫn quen với suy nghĩ rằng "đi làm có công ty lo thuế cho rồi". Nhưng cuộc sống ở đây mở ra rất nhiều cánh cửa kiếm tiền khác nhau, từ nhận sửa nhà cuối tuần, làm nail tự do, lái xe cho ứng dụng gọi xe, bán đồ ăn online, cho tới nhận dịch thuật, thiết kế hay viết lách từ xa. Tất cả những công việc đó đều có một điểm chung: bạn tự làm chủ thu nhập của mình, và đi kèm với đó là trách nhiệm tự khai thuế. Bài viết này chia sẻ một vài kinh nghiệm và kiến thức tổng quan, không phải tư vấn riêng cho hoàn cảnh của bất kỳ ai, để bạn đỡ bỡ ngỡ khi lần đầu đối diện với chuyện khai thuế tự doanh.

Thu nhập tự doanh là gì và vì sao khác với đi làm công

Hiểu một cách đơn giản, thu nhập tự doanh là tiền bạn kiếm được khi làm việc cho chính mình chứ không phải là nhân viên của một công ty nào đó. Người làm công ăn lương thường nhận giấy tờ thu nhập từ chủ, và một phần thuế đã được khấu trừ tự động qua mỗi kỳ lương. Còn người tự doanh thì thường nhận đủ số tiền khách trả, chưa trừ gì cả, nên đến cuối năm mới phải tính toán phần nghĩa vụ của mình.

Điều khiến nhiều người bất ngờ là người tự doanh thường phải gánh cả phần thuế an sinh xã hội và y tế mà bình thường chủ và nhân viên chia nhau mỗi bên một nửa. Khi tự làm chủ, bạn vừa là chủ vừa là người lao động, nên về nguyên tắc bạn chịu cả hai phần. Đây là lý do nhiều người làm tự do giật mình vì số thuế phải đóng cao hơn họ hình dung. Tỷ lệ và cách tính cụ thể có thể thay đổi theo từng năm và tùy hoàn cảnh, nên bạn nên kiểm tra thông tin chính thức hoặc hỏi người làm thuế chuyên nghiệp.

Khi nào bạn cần để ý tới chuyện khai thuế

Một quan niệm sai lầm khá phổ biến là "làm chút đỉnh tiền mặt thì khỏi khai". Trên thực tế, ngay cả những khoản thu nhỏ lẻ cũng có thể nằm trong diện phải khai báo, và có những ngưỡng thu nhập nhất định mà khi vượt qua thì nghĩa vụ khai thuế tự doanh sẽ phát sinh. Các ngưỡng này có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy điều an toàn nhất là đừng tự suy đoán mà hãy tra cứu mức hiện hành hoặc nhờ kế toán giải thích.

Bên cạnh đó, nếu bạn nhận tiền qua các nền tảng trung gian như ứng dụng gọi xe, sàn bán hàng hay cổng thanh toán, rất có thể bạn sẽ nhận được giấy tờ tổng kết thu nhập vào đầu năm sau. Khi đó, bên trả tiền cũng đã báo cáo con số tương ứng, nên việc khai báo trùng khớp là điều quan trọng để tránh rắc rối về sau.

Giữ giấy tờ và ghi chép ngay từ đầu

Nếu có một lời khuyên mà hầu hết người đi trước đều nhắc, thì đó là: hãy ghi chép từ ngày đầu tiên. Đừng đợi đến mùa khai thuế mới ngồi lục lại cả năm trời, vì lúc đó bạn sẽ quên mất rất nhiều khoản và dễ khai sót. Một số việc đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích gồm:

  • Tách riêng tài khoản: nhiều người mở một tài khoản ngân hàng riêng cho việc kinh doanh để tiền cá nhân và tiền công việc không lẫn lộn, giúp việc tổng kết cuối năm dễ thở hơn.
  • Lưu hóa đơn và biên lai: từ tiền xăng, dụng cụ, vật tư cho tới chi phí phần mềm, mọi thứ liên quan tới công việc đều nên được giữ lại, dù là bản giấy hay chụp hình lưu trên điện thoại.
  • Ghi lại từng khoản thu: kể cả khách trả tiền mặt, bạn vẫn nên ghi vào một bảng tính đơn giản để cuối năm có con số rõ ràng.

Việc ghi chép gọn gàng không chỉ giúp khai thuế nhẹ nhàng mà còn rất quan trọng nếu sau này có ai cần đối chiếu lại sổ sách của bạn.

Chi phí kinh doanh có thể được trừ

Một điểm dễ chịu của thu nhập tự doanh là bạn thường được phép trừ các chi phí hợp lý phục vụ cho công việc trước khi tính phần thu nhập chịu thuế. Nói cách khác, bạn đóng thuế trên phần lời thật sự chứ không phải trên toàn bộ doanh thu. Tùy ngành nghề mà các khoản chi này rất khác nhau: người lái xe có thể tính chi phí đi lại, người làm nghề sáng tạo có thể tính phần mềm và thiết bị, người bán hàng có thể tính chi phí nguyên liệu và đóng gói.

Tuy nhiên, ranh giới giữa chi phí cá nhân và chi phí công việc đôi khi khá mong manh, và không phải khoản nào cũng được trừ trọn vẹn. Có những quy tắc riêng cho từng loại chi phí, ví dụ như khi bạn dùng chung một chiếc xe hay một góc nhà cho cả việc riêng lẫn việc làm ăn. Vì chuyện này khá tinh tế và có thể thay đổi theo quy định, bạn nên cân nhắc hỏi một chuyên viên kế toán hoặc thuế để khai cho đúng, vừa không bị thiệt vừa không khai quá tay.

Đóng thuế ước tính trong năm

Khác với người làm công được khấu trừ dần qua mỗi kỳ lương, người tự doanh thường được kỳ vọng đóng thuế làm nhiều đợt trong năm thay vì dồn hết vào một lần cuối. Lý do là hệ thống thuế ở đây hoạt động theo kiểu "đóng khi kiếm được". Nếu bạn để dồn tới cuối năm mới đóng một cục, ngoài việc có thể bị tính thêm khoản phạt do nộp trễ, bạn còn dễ rơi vào cảnh tiền đã tiêu hết mà nghĩa vụ thuế thì vẫn còn đó.

Một thói quen mà nhiều người tự doanh áp dụng là cứ mỗi khi nhận được tiền thì trích một phần để riêng ra, coi như "đó không phải tiền của mình". Tỷ lệ trích ra tùy thuộc vào hoàn cảnh và mức thu nhập của mỗi người, nên rất khó nói một con số chung. Điều quan trọng là có sẵn một khoản dự phòng để khi tới hạn đóng thì không bị hụt hơi.

Tự làm hay nhờ người khai giúp

Với những người mới bắt đầu và thu nhập còn đơn giản, các phần mềm khai thuế phổ biến có thể giúp bạn tự làm khá ổn, miễn là bạn chịu khó đọc kỹ hướng dẫn. Nhưng khi công việc lớn dần, có nhiều nguồn thu, nhiều loại chi phí, hoặc bạn vừa đi làm công vừa làm thêm tự do, thì mọi thứ trở nên rối hơn nhiều. Lúc này, chi phí thuê một người làm thuế có kinh nghiệm thường đáng đồng tiền, vì họ có thể giúp bạn khai đúng và đôi khi chỉ ra những khoản được trừ mà bạn không ngờ tới.

Khi tìm người làm thuế, hãy ưu tiên người có uy tín trong cộng đồng, hỏi rõ chi phí trước, và cảnh giác với bất kỳ ai hứa hẹn "lấy lại được thật nhiều tiền" một cách chắc nịch hay đề nghị khai khống để được hoàn nhiều hơn. Những lời mời gọi nghe quá hấp dẫn thường đi kèm rủi ro, và người chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật vẫn là bạn, chứ không phải người khai giúp.

Vài lưu ý để giữ mình an toàn

Mùa khai thuế cũng là mùa kẻ gian hoạt động mạnh. Hãy nhớ rằng cơ quan thuế thường không gọi điện hăm dọa bắt bớ hay đòi bạn trả tiền ngay qua thẻ quà tặng, chuyển khoản gấp hay tiền điện tử. Nếu nhận được cuộc gọi hay tin nhắn kiểu đó, gần như chắc chắn là lừa đảo, và bạn nên bình tĩnh, không cung cấp thông tin cá nhân, rồi kiểm tra lại qua kênh chính thức. Đừng vì hoảng sợ mà vội làm theo.

Bên cạnh đó, hãy cẩn thận khi chia sẻ số an sinh xã hội, thông tin tài khoản hay giấy tờ thuế của mình, kể cả với người quen, vì những thông tin này nếu lọt ra ngoài có thể bị lợi dụng để gây hại lâu dài.

Lời kết

Khai thuế khi có thu nhập tự doanh nghe thì có vẻ phức tạp, nhưng thật ra phần lớn nỗi sợ đến từ việc chưa quen. Khi bạn đã chủ động ghi chép, để dành sẵn một phần cho nghĩa vụ thuế và biết khi nào nên nhờ người có chuyên môn, mọi thứ sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều theo từng năm. Hãy xem những chia sẻ ở đây như một bức tranh tổng quan để bạn đỡ bỡ ngỡ, chứ không phải lời tư vấn cho riêng trường hợp của bạn. Quy định về thuế có thể thay đổi và mỗi hoàn cảnh mỗi khác, nên với những quyết định quan trọng, việc ngồi xuống trao đổi với một chuyên viên kế toán hoặc thuế đáng tin cậy luôn là lựa chọn khôn ngoan. Chúc bạn làm ăn thuận lợi và mỗi mùa khai thuế đều trôi qua bình an.